CODE OF CONDUCT

I. Präambel
II. Diskriminierungsverbot und Gleichbehandlung
III. Beachtung von Gesetzen und internen Richtlinien
IV. Verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen
V. Interessenkonflikte
VI. Vertraulichkeit und Datenschutz
VII. Fairer Wettbewerb
VIII. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
IX. Einhaltung der Menschenrechte, Verbot von Zwangsarbeit und Kinderarbeit
X. Soziale Verantwortung
XI. Einhaltung des Code of Conduct
XII. Compliance-Beauftragter

I. Präambel

Das Autohaus Mense präsentiert sich als ein modernes Unternehmen. Wir sind uns der Verantwortung bewusst, die wir gegenüber unseren Mitarbeitenden, unseren Geschäftspartnern, der Gesellschaft und der Umwelt tragen. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, hat die Mense GmbH eine Reihe von Unternehmensrichtlinien definiert, die auf unseren Unternehmenswerten basieren und in dem vorliegenden Code of Conduct (Verhaltenskodex) zusammengefasst sind. Ein Code of Conduct dient dazu, alle Mitarbeitenden im Unternehmen angemessen auf die geltenden Gesetze und Unternehmensrichtlinien aufmerksam zu machen und ein Problembewusstsein für rechtliche Risiken im Berufsalltag zu schaffen. Der Code of Conduct erfasst alle geltenden Gesetze und sonstigen Regelungen, die für die Mense GmbH von wesentlicher Bedeutung sind. Er gilt als Orientierungshilfe im Geschäftsalltag und als verbindliche Richtlinie für gesetzeskonformes, ethisches und verantwortungsvolles Handeln und Verhalten gegenüber Geschäftspartnern, der Öffentlichkeit und im Umgang miteinander innerhalb des Unternehmens. Die Geschäftsleitung und alle Mitarbeitenden der Mense GmbH sind verpflichtet, diese uneingeschränkt einzuhalten. Dies erwarten wir auch von Geschäftspartnern und anderen mit dem Unternehmen verbundenen Personen und Organisationen.
Ziel ist es, Situationen vorzubeugen, die die Redlichkeit unseres Verhaltens in Frage stellen könnten und zudem das Vertrauen in unser Unternehmen zu stärken.

II. Diskriminierungsverbot und Gleichbehandlung

Die Mense GmbH toleriert keine Diskriminierung aus jeglichen Gründen. Jedem Menschen begegnen wir mit Respekt, Toleranz und Wertschätzung.
Etwaige ungleiche Behandlung aufgrund von Herkunft, Aussehen, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung oder religiöser Weltanschauung oder jeglichen anderen Standes wird nicht geduldet. Die Chancengleichheit wird uneingeschränkt gewahrt. Wir fördern zudem die geschlechterneutrale Berufswahl.
Weiterhin ist ein kollegiales Miteinander gefordert, das jegliche Form von Mobbing ausschließt.

III. Beachtung von Gesetzen und internen Richtlinien

Alle zu beachtenden gesetzlichen, tarifvertraglichen und steuerlichen Regularien werden im Geschäftsbetrieb von uns streng eingehalten. Ebenso werden interne Richtlinien und alle uns verpflichtenden Herstellervorgaben uneingeschränkt eingehalten.
Hierfür ist es notwendig, dass die einzelnen anzuwendenden Bestimmungen gekannt werden. Es liegt in der Eigenverantwortung jedes einzelnen Mitarbeitenden, proaktiv zu hinterfragen, welche gesetzliche Regularien einschlägig sind und sich im Bedarfsfall hierüber bei der Führungskraft zu informieren.
Alle Mitarbeiter:innen werden ausdrücklich ermutigt, den Compliance-Beauftragten oder Ihre/n Vorgesetzte/n anzusprechen, wenn sie feststellen, dass sich jemand möglichweise nicht regelkonform verhält. Hierbei müssen keine Repressalien / Nachteile befürchtet werden. Das Unternehmen sichert eine vertrauliche und umgehende Untersuchung von Hinweisen zu und stellt hierfür ein anonymes Hinweisgebersystem als interne Meldestelle gemäß den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes zur Verfügung.

IV. Verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen

Nachhaltiger Umwelt- und Klimaschutz sind für uns wichtige Unternehmensziele. Ein schonungsvoller, ökologisch verantwortungsvoller sowie effizienter Umgang mit vorhandenen Ressourcen ist für uns selbstverständlich. Daher ist in jeder Situation darauf zu achten, dass mit Energie und anderen Rohstoffen sowie verwendeten Materialien sparsam umgegangen wird. So weit wie möglich sind vorhandene Prozesse hinsichtlich ihrer Effektivität und Effizienz zu prüfen und fortwährend anzupassen. Alle Mitarbeitenden tragen die Verantwortung, die natürlichen Ressourcen schonend zu behandeln und mit ihrem individuellen Verhalten zum Klima- und Umweltschutz beizutragen.

V. Interessenkonflikte

Loyales Verhalten aller Mitarbeitenden gegenüber dem Autohaus Mense ist essenziell. Überall dort, wo es zu Konflikten zwischen privaten Interessen und Interessen des Unternehmens kommen kann, sind die Mitarbeitenden gehalten, diese zu vermeiden. Dabei ist von jeglicher Vorteilsnahme, die zur Beeinflussung von geschäftlichen Beziehungen, egal welcher Form, geeignet oder gedacht ist, Abstand zu nehmen. In diesem Zusammenhang sind Geschenke, Einladungen oder Vorteile anderer Art abzulehnen, sobald sie über die üblichen Grenzen geschäftsüblichen Gebarens hinausgehen.

VI. Vertraulichkeit und Datenschutz

Personenbezogene Daten werden vom Unternehmen streng im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der jeweils gültigen Fassung verarbeitet. Unternehmensbezogene Daten, wie z. B. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse oder Informationen über Vertragspartner:innen und Kund:innen, müssen ebenso konsequent vertraulich behandelt werden und dürfen nicht an dritte Personen oder Organisationen weitergegeben werden. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort. Ein verantwortungsvoller Umgang mit der an den Arbeitsplätzen vorhandener Informationstechnologie ist unverzichtbar. Mitarbeitende, die mit personenbezogenen Daten umgehen, erhalten die stetige Beratung und Unterstützung durch die zuständige Datenschutzbeauftragte.

Bei der Nutzung von Social Media durch Mitarbeitende, sind Handlungen zu unterlassen, die das Ansehen der Mense GmbH bewusst beschädigen können. Auch hier dürfen keine vertraulichen und sensiblen Informationen weitergegeben werden. Die Privatsphäre gilt es zu schützen. Dies gilt auch für die private Nutzung solcher Kanäle.

VII. Fairer Wettbewerb

Alle Mitarbeitenden der Mense GmbH an allen Standorten sind zu einem fairen Umgang in geschäftlichem Wettbewerb verpflichtet. Alle kartellrechtlichen Regeln werden strengstens beachtet. Jede Form von Korruption oder Bestechung werden abgelehnt. Verboten ist insbesondere auch jede Absprache, aber auch jede abgestimmte Verhaltensweise mit Wettbewerbern zu folgenden Themen:
• Preise und Preisbestandteile
• Konditionen
• -Kunden
• Quoten und Kapazitäten
Mitarbeitende dürfen geschäftliche Verbindungen des Unternehmens nicht zum eigenen oder fremden Vorteil ausnutzen. Dies bedeutet, dass im Geschäftsverkehr keine unerlaubten privaten Vorteile (z. B. Geld, Sachwerte, Dienstleistungen) gewährt oder angenommen werden dürfen, die geeignet sind, eine sachgerechte Entscheidung zu beeinflussen.

VIII. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Das Arbeiten im Autohaus Mense genügt allen Vorschriften und Richtlinien des Arbeitsschutzes. Die Gesundheit aller Mitarbeitenden wird entsprechend geschützt. Sollten Mitarbeitende Mängel in den täglichen Arbeitsabläufen oder bei den an den Arbeitsplätzen vorhandenen Ausrüstungen und Arbeitsgeräten bemerken, so ist die jeweilige Führungskraft unverzüglich darüber zu unterrichten und Abhilfe zu schaffen.

IX. Einhaltung der Menschenrechte, Verbot von Zwangsarbeit und Kinderarbeit

Im Unternehmen werden die Menschenrechte sowie die Persönlichkeitsrechte und die Würde aller Mitarbeitenden sowie Dritter geachtet. Die Mense GmbH toleriert keine Kinderarbeit und keine Zwangsarbeit. Dies erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern. In diesem Zusammenhang werden diese verpflichtet, alle örtlichen gesetzlichen Mindeststandards zu erfüllen. Die Mense GmbH setzt weiterhin keine Subunternehmen ein, deren Arbeitsweisen nicht den gesetzlichen und/oder unseren ethischen Grundsätzen entsprechen.

X. Soziale Verantwortung

Die Mense GmbH trägt zur gesellschaftlichen und ökonomischen Entwicklung bei und stärkt die Lebensbedingungen der Menschen der Region, in der sie geschäftsansässig ist. Vor diesem Hintergrund unterstützt sie zahlreiche Organisationen und Einrichtungen, wie z. B. „ein Herz für Kinder“ und zahlreiche lokale Vereine, wie z. B. den FC Gütersloh oder den SC Wiedenbrück 2000 aktiv mit Unterstützung ihrer Jugendförderung. Unsere Mitarbeitenden unter-stützen wir zusätzlich, indem wir die körperliche Gesundheit fördern und zahlreiche Zusatzangebote zur aktiven Lebensgestaltung anbieten. Weiterhin liegt uns die Ausbildung von Fachkräften sehr am Herzen. Aus diesem Grund bilden wir jährlich zahlreiche Menschen aus und bieten ihnen damit eine berufliche Perspektive.

XI. Einhaltung des Code of Conduct

Das Unternehmen macht alle Mitarbeitenden mit den in diesem Code of Conduct geregelten Inhalten und Richtlinien vertraut und erläutert die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen. Darüber hinaus kommuniziert das Unternehmen diese Grundsätze auch gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.
Die Einhaltung aller in diesem Code of Conduct aufgestellter Regeln und Handlungsanweisungen ist obligatorisch und wird durch alle Mitarbeitenden in Eigenverantwortung sichergestellt. Vorgesetzte sind besonders gefordert, für die Einhaltung in ihrem Verantwortungsbereich zu sorgen. Die Geschäftsleitung stellt ihrerseits die Einhaltung im Rahmen der aufgestellten Compliance-Richtlinien sicher. Bestehen Zweifel hinsichtlich Vorgehensweisen und deren Korrektheit im täglichen Geschäft ist der Compliance-Beauftragte zu kontaktieren.
Sollten gravierende Verstöße gegen den Code of Conduct und gesetzliche Regelungen bekanntwerden, können diese je nach Schwere arbeits- und haftungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und auch strafrechtliche Sanktionen zur Folge haben.

XII. Compliance-Beauftragter

Die Mense GmbH hat als internen Ansprechpartner einen Compliance-Beauftragten bestellt. Dieser überwacht die aufgestellten Richtlinien und ist Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden, die Geschäftsführung und Dritten in Compliance-Fragen. Er ist dem Stillschweigen sowie der Neutralität verpflichtet.
Die Kontaktdaten des Compliance-Beauftragen sowie der Link zum anonymisierten Hinweisgebersystem finden Sie im unternehmensinternen Sharepoint unter dem Menüpunkt Compliance. Weiterhin werden die Kontaktmöglichkeiten sowie der Code of Conduct über unsere Webpräsenz für Dritte kommuniziert.

Gütersloh, 13. Oktober 2023

Matthias Mense & Daniel Fernandez C.